Arhivarea facturilor: cât timp se păstrează și cum îți organizezi arhiva

Regula generală: 5 ani

Facturile și celelalte documente justificative se păstrează 5 ani, termen calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul financiar în care au fost întocmite. Termenul a fost redus de la 10 ani prin modificările legislative din 2023 — deci o factură emisă în 2026 trebuie păstrată până la 1 iulie 2032.

Există o excepție importantă: facturile pentru bunuri cu durată de viață mai mare de 5 ani (de exemplu echipamente sau alte imobilizări) se păstrează pe toată durata de amortizare a bunului, chiar dacă aceasta depășește termenul general.

e-Factura: SPV nu este arhiva ta

Pentru facturile care trec prin RO e-Factura, exemplarul original este fișierul XML transmis prin sistem. Capcana: XML-urile pot fi descărcate din SPV doar 60 de zile de la publicare. După acest termen nu le mai poți descărca direct, deși obligația de păstrare merge 5 ani înainte.

Concluzia practică: descarcă și arhivează facturile — emise și primite — din timp, lună de lună, nu „când o fi nevoie”. La un control, „era în SPV” nu ține loc de arhivă.

Arhiva electronică este perfect legală

Nu ai nevoie de bibliorafturi: facturile pot fi păstrate în format electronic, cu condiția să poți garanta autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea lor pe toată durata de păstrare. Pentru facturile din e-Factura, asta înseamnă în primul rând să păstrezi XML-ul original, nu doar un PDF listat frumos.

Cum îți organizezi arhiva de facturi

• Structurează pe ani și luni. O ierarhie simplă de foldere (an / lună / emise vs. primite) face orice căutare de la control o chestiune de secunde.
• Păstrează XML-ul, nu doar PDF-ul. PDF-ul este doar reprezentarea lizibilă; originalul cerut la control este XML-ul din sistem.
• Ține o copie de rezervă în altă locație. Un singur laptop nu este o arhivă — un backup în cloud te protejează de defecțiuni și pierderi.
• Nu uita facturile primite. Obligația de păstrare acoperă și facturile de la furnizori, nu doar pe cele emise de tine.

Greșeli frecvente la arhivare

• Te bazezi pe SPV ca arhivă — și descoperi la control că XML-urile mai vechi de 60 de zile nu se mai pot descărca;
• Arunci documentele fix la 5 ani, fără să verifici excepțiile (imobilizările se păstrează pe durata amortizării);
• Păstrezi o singură copie, pe un singur calculator, fără niciun backup;
• Arhivezi doar facturile emise și ignori complet facturile primite de la furnizori.

Cum te ajută 0conta

În 0conta, facturile emise și cele primite prin e-Factura rămân în contul tău, organizate și căutabile, fără termenul de 60 de zile din SPV. În plus, poți activa backupul automat în propriul tău Google Drive — o a doua copie a arhivei, fără muncă manuală — iar datele sunt criptate AES-256. Gratuit, fără limită de facturi.