Ce este e-Factura? Ghid complet pentru firme și PFA

Ce este e-Factura?

RO e-Factura este sistemul național de facturare electronică, administrat de Ministerul Finanțelor și ANAF prin Spațiul Privat Virtual (SPV). În loc ca factura să circule pe hârtie sau ca simplu PDF, ea este transmisă în sistem ca fișier XML într-un format standardizat, este validată automat și primește sigiliul Ministerului Finanțelor.

Un detaliu important: pentru operațiunile obligate la e-Factura, exemplarul original al facturii este XML-ul din SPV, nu PDF-ul trimis pe email. PDF-ul rămâne doar o reprezentare comodă pentru oameni.

Cine este obligat să folosească e-Factura?

Obligația a fost introdusă în etape:

• Din 2022 — relația B2G: facturile către instituțiile publice se transmit prin e-Factura.
• Din 1 ianuarie 2024 — raportarea B2B: firmele stabilite în România au început să raporteze facturile B2B în sistem.
• Din 1 iulie 2024 — B2B obligatoriu integral: facturile între persoane impozabile stabilite în România se emit și se primesc prin e-Factura.
• Din 1 ianuarie 2025 — B2C: și facturile către persoane fizice se transmit prin sistem.

Obligația nu depinde de mărimea afacerii: se aplică SRL-urilor, microîntreprinderilor, dar și PFA-urilor, întreprinderilor individuale și profesiilor liberale.

Care este termenul de transmitere în 2026?

De la 1 ianuarie 2026, termenul legal de transmitere a facturii în sistem este de 5 zile lucrătoare de la emitere (modificare adusă prin OUG 89/2025 — anterior termenul era de 5 zile calendaristice). Practic, dacă emiți o factură vineri, zilele de weekend și sărbătorile legale nu se numără.

Chiar și așa, cel mai sigur obicei rămâne transmiterea facturii în ziua emiterii — elimini complet riscul de a rata termenul.

Ce amenzi riscă cine nu transmite la timp?

Netransmiterea în termen constituie contravenție, cu amenzi diferențiate după categoria contribuabilului:

• 5.000 – 10.000 lei pentru contribuabilii mari;
• 2.500 – 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii;
• 1.000 – 2.500 lei pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.

În plus, pentru facturile B2B, neînregistrarea prin sistem poate atrage o sancțiune suplimentară raportată la valoarea facturii. Cuantumurile se pot modifica prin acte normative noi — verifică întotdeauna legislația în vigoare.

Cum funcționează practic?

• Emiți factura cu toate elementele obligatorii (serie și număr, datele părților, cotele de TVA).
• Factura este convertită în XML, în formatul standardizat cerut de ANAF, și transmisă în SPV.
• Sistemul o validează: dacă e corectă, primește sigiliul Ministerului Finanțelor; dacă nu, primești lista erorilor de corectat.
• Destinatarul o descarcă din sistem, iar tu arhivezi XML-ul sigilat — el este documentul cu valoare legală.

Făcut manual — generare de XML, încărcare în SPV, verificat statusuri — acest flux este greoi. De aceea aproape toată lumea îl automatizează printr-un program de facturare conectat la API-ul ANAF.

Cum te ajută 0conta

0conta face tot fluxul pentru tine: emiți factura într-un formular simplu, XML-ul se generează automat, transmiterea în SPV se face cu un click, iar statusul de validare și facturile primite de la furnizori apar direct în cont. Totul gratuit, fără limită de facturi.