Facturile primite prin e-Factura: descărcare, termenul de 60 de zile și arhivare

De unde „vin" facturile primite

Când un furnizor îți emite o factură B2B, el o transmite în e-Factura, iar sistemul ți-o pune la dispoziție în SPV (Spațiul Privat Virtual) al firmei tale. Documentul cu valoare legală este XML-ul sigilat din sistem — PDF-ul primit pe email de la furnizor este doar o curtoazie, nu originalul.

Asta înseamnă că „am primit factura" nu se mai referă la inbox-ul de email, ci la sistemul ANAF — și cineva trebuie să ridice documentele de acolo, constant.

Termenul de 60 de zile — capcana principală

XML-urile facturilor (emise și primite) rămân disponibile pentru descărcare în SPV doar 60 de zile de la publicarea în sistem. După acest termen, ele nu mai pot fi descărcate direct: recuperarea se face printr-o cerere adresată ANAF pentru repunerea facturilor la dispoziție — un drum birocratic pe care nu vrei să-l faci pentru documentele propriei firme.

Concluzia practică: descărcarea facturilor din SPV nu este o activitate „când am timp", ci un proces care trebuie să ruleze cel puțin lunar — ideal, automat.

Cât timp trebuie păstrate facturile

Transmiterea prin e-Factura și arhivarea legală sunt două obligații separate. Faptul că factura a trecut prin SPV nu te scutește de păstrarea ei: facturile electronice trebuie arhivate 5 ani, termen care curge de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost emise.

La un eventual control, firma trebuie să poată prezenta XML-urile sigilate — iar dacă nu le-ai descărcat în fereastra de 60 de zile, rămâi dependent de cererile către ANAF.

Un flux sănătos pentru facturile primite

• Centralizează — toate facturile primite ajung într-un singur loc, nu împrăștiate între SPV, email și dosare locale.
• Descarcă automat — un program conectat la API-ul ANAF ridică facturile noi din SPV fără intervenție manuală, deci fereastra de 60 de zile devine irelevantă.
• Arhivează dublu — pe lângă arhiva principală, un backup separat (de exemplu în Google Drive) te acoperă și în scenariul în care pierzi accesul la un sistem.
• Verifică lunar — o privire scurtă că numărul de facturi primite corespunde cu ce știi de la furnizori prinde rapid orice document rătăcit.

Cum te ajută 0conta

0conta sincronizează automat facturile primite prin e-Factura în contul tău: ele apar în secțiunea „Facturi primite" fără să deschizi SPV-ul, iar opțional sunt salvate și în Google Drive-ul tău pentru arhivare suplimentară. Termenul de 60 de zile devine astfel o grijă pe care nu o mai ai.