Cum emiți și trimiți o factură în e-Factura, pas cu pas

Ce îți trebuie înainte să începi

• Datele firmei tale: denumire, CUI/CIF, adresa sediului, numărul de la Registrul Comerțului și un cont bancar.
• Datele clientului: denumire și CUI pentru firme, sau datele de identificare pentru persoane fizice.
• Ce facturezi: produsul sau serviciul, cantitatea, prețul și cota de TVA aplicabilă (sau regimul fără TVA, dacă ești neplătitor).
• Acces la SPV / autorizare ANAF: o singură dată, firma se conectează la sistemul e-Factura — în 0conta, printr-o autorizare din aplicație.

Pasul 1 — Emite factura

Completezi factura ca de obicei: alegi clientul, adaugi pozițiile și verifici totalurile. Elementele obligatorii — seria și numărul (în ordine cronologică, fără goluri), data emiterii, datele complete ale ambelor părți și defalcarea TVA — trebuie să fie corecte, pentru că sistemul ANAF le validează automat.

Într-un program de facturare, seriile și numerotarea curg automat, iar câmpurile obligatorii sunt completate din cataloagele de clienți și produse — aici dispar cele mai multe erori.

Pasul 2 — Transmite factura în SPV

Factura trebuie convertită în XML în formatul standardizat cerut de ANAF și încărcată în SPV. Manual, asta înseamnă generarea fișierului, autentificarea în SPV și încărcarea lui — pentru fiecare factură în parte.

Cu 0conta, apeși „Trimite în e-Factura": XML-ul se generează automat și pleacă spre ANAF prin API-ul oficial. Termenul legal de transmitere este, din 1 ianuarie 2026, de 5 zile lucrătoare de la emitere — dar cel mai sigur este să transmiți în ziua emiterii.

Pasul 3 — Verifică statusul de validare

După transmitere, sistemul ANAF procesează factura și răspunde:

• Validată — factura a primit sigiliul Ministerului Finanțelor; XML-ul sigilat este documentul original, cu valoare legală.
• Cu erori — primești lista problemelor (de exemplu CUI greșit sau cotă de TVA invalidă). Corectezi factura și o retrimiți.

În 0conta, statusul apare direct pe factură, iar erorile se corectează și se retrimit din același ecran.

Pasul 4 — Arhivează și urmărește încasarea

Păstrează XML-urile sigilate — ele sunt documentele pe care le vei prezenta la un eventual control. 0conta le păstrează în cont și, opțional, le arhivează automat și în Google Drive-ul tău. Apoi marchezi factura ca încasată când sosesc banii, ca să știi mereu cine nu a plătit.

Greșeli frecvente de evitat

• Transmiterea cu întârziere — depășirea termenului de 5 zile lucrătoare este contravenție și se amendează, chiar dacă factura este altfel corectă.
• CUI-ul clientului greșit sau incomplet — cea mai des întâlnită eroare de validare.
• Serii și numere care nu curg cronologic sau se repetă între documente.
• Cota de TVA nepotrivită cu regimul fiscal al firmei tale.
• PDF-ul trimis pe email tratat ca original — originalul este XML-ul sigilat din SPV.