Cum facturezi corect ca PFA

Elementele obligatorii ale facturii

Conținutul facturii este stabilit de Codul fiscal (art. 319). Pe scurt, o factură corectă de PFA conține:

• seria și numărul facturii, alocate secvențial;
• data emiterii (și data livrării sau a încasării avansului, dacă diferă);
• datele tale: denumirea PFA-ului, adresa sediului profesional și codul de identificare fiscală (CUI/CIF);
• datele clientului: denumire sau nume, adresă și cod fiscal, dacă are;
• denumirea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate, cu cantitatea și prețul unitar fără TVA;
• cota și valoarea TVA, dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, și totalul de plată.

Un mit care refuză să moară: ștampila și semnătura nu sunt obligatorii — Codul fiscal spune explicit că factura nu trebuie nici semnată, nici ștampilată, indiferent că e pe hârtie sau electronică.

Seria și numărul: tu le stabilești

Nu există un registru de la stat care îți dă numere de factură. Conform normelor privind documentele financiar-contabile (OMFP 2634/2015), tu îți stabilești seria și numerotarea printr-o decizie internă: un document simplu în care notezi, la început de an, seria folosită și numărul de la care pornești.

Regulile de bun-simț: numerele merg secvențial, fără duplicate, iar seria te ajută să separi contextele (de exemplu o serie pentru facturi și alta pentru chitanțe). Un program de facturare aplică automat ambele reguli.

Când emiți și când transmiți factura

• Emiterea: cel târziu în a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai livrat bunurile sau ai prestat serviciul (ori ai încasat un avans). În practică, facturezi de regulă imediat;
• Transmiterea în e-Factura: în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere (regulă valabilă din 1 ianuarie 2026). Obligația e-Factura se aplică și PFA-urilor: pentru B2B din iulie 2024, iar pentru facturile către persoane fizice (B2C) din ianuarie 2025.

TVA pe factura de PFA

Dacă nu ești înregistrat în scopuri de TVA — situația celor mai multe PFA-uri la început de drum — emiți facturi fără TVA: fără cotă, fără valoare de TVA pe document. Dacă ești plătitor de TVA, aplici cota corectă pentru fiecare produs sau serviciu, iar factura arată distinct baza, cota și valoarea taxei. Important este ca regimul configurat în programul de facturare să fie cel real — de acolo pleacă toate facturile corecte.

Greșelile frecvente care se plătesc scump

• Numere duplicate sau sărite — apar aproape garantat când facturile se fac în Word sau Excel;
• Date incomplete ale clientului — o factură B2B fără codul fiscal al clientului nu trece de validarea e-Factura;
• Factura trimisă doar pe email, ca PDF, fără transmiterea în e-Factura — sancționabilă chiar dacă clientul a plătit-o;
• Chitanța uitată — dacă încasezi numerar, factura se completează cu o chitanță pentru suma primită.

Cum te ajută 0conta

0conta aplică regulile de mai sus în locul tău: seriile și numerotarea merg automat și fără duplicate, câmpurile obligatorii sunt completate din cataloagele de clienți și produse, cotele de TVA respectă regimul tău, iar transmiterea în e-Factura și chitanțele fac parte din același flux. Gratuit, gândit pentru PFA-uri fără cunoștințe de contabilitate.